Behördliches Schriftstück von 1846: in der rechten Spalte die Ausfertigung des Kgl. Bayerischen Ministeriums des Innern an das Finanzministerium, in der linken Spalte ein vom Finanzmininsterium daraufhin entworfenes Konzept
Behördliches Schriftstück von 1846: in der rechten Spalte die Ausfertigung des Kgl. Bayerischen Ministeriums des Innern an das Finanzministerium, in der linken Spalte ein vom Finanzmininsterium daraufhin entworfenes Konzept
Der Begriff der Akten, hervorgegangen aus dem Wort acta des neuzeitlichen Behördenlateins, bezeichnet die Gesamtheit des in einer Sache Verhandelten. In der frühen Neuzeit findet man auch den Ausdruck Handlungen, der im Begriff handlingar in den skandinavischen Ländern auch heute noch existiert. Akten als die Gesamtheit der Schriftstücke, die durch ein bestimmtes Amtsgeschäft entstanden sind, können entweder in einem Aktenheft (Faszikel), einem Aktenbund (Volumen) oder einem Aktenpaket (Konvolut) zusammengefasst sein.
Mit der Zunahme der Regierungsführung und der Verwaltungstätigkeit entwickelten sich schrittweise aus den Kanzleien des Mittelalters die Behörden der Neuzeit mit festen Arbeitsgebieten, festen Arbeitszeiten und fester Gliederung in ihren Kompetenzen und ihrer Stellung zum Souverän. Als Ergebnis ihrer laufenden schriftlichen Geschäftsführung entstanden Akten. Die Behördengeschichte ist untrennbar mit der Aktenkunde verbunden, beide zusammen ergeben ein unerlässliches Instrumentarium zur Erforschung der neueren und neuesten Geschichte.
Ein Schriftstück, das eine solche neuzeitliche Behörde erreichte, wurde vom entsprechenden Leiter geöffnet (Eingang) und mit dem Eingangsvermerk versehen. Wie wichtig dieser Vorgang war, zeigt die Verfügung Kurfürst Friedrich Wilhelms von Brandenburg (1640-1688) in seinem "Politischen Testament", dass seine Nachfolger alle eingehende Post selber öffnen sollten. Nach dem Vermerk praesentatum wurde das Schriftstück an die zuständige Behörde weitergeleitet, meist mit einer entsprechenden Notiz, bei wichtigen Stücken mit einer Aktenverfügung versehen. Die einzelnen Stufen der Bearbeitung werden aus den Paraphen, den abgekürzten Namenszeichen der Bearbeiter ersichtlich, zumeist verbunden mit Randbemerkungen (die Marginalien des Freiherrn vom Stein nahmen den Umfang eines Konzepts an). Beim Sachbearbeiter entstand daraus ein Antwortkonzept, das nach einer etwaigen Revision mundiert, d.h. in einer Reinschrift verfasst wurde. Auch beim Abfassen der Reinschrift waren wieder mehrere Bearbeiter beteiligt, die ihre Paraphen an den Rand setzten. Die Reinschrift wurde unterschrieben, also vollzogen. Diese vollzogene Reinschrift heißt Ausfertigung. Das Konzept und der Eingang wurde mit dem Vermerk z.d.A. (zu den Akten) versehen und der Registratur übergeben. Dort erhielt es eine Signatur, das sogenannte Aktenzeichen, wurde in ein chronologisch geführtes Buch eingetragen und konnte je nach Bedarf wieder abgerufen werden. In der Registratur können Akten nach dem Prinzip der Serie (chronologische Reihung) oder dem der Sachakte (sachliche Gliederung Dossier) geordnet sein.
Jedoch nur in kleinen Schritten eröffnet sich das Bild einer Behörde. Dennoch kann es nach anfänglicher Mühe mit dem Einlesen in die Schrift lohnend sein, die Kompetenzen, Hierarchien und Arbeitsmethoden einer Behörde zu erarbeiten. Aus dem Verhältnis zwischen dem Souverän und seinen Behörden und aus deren Aufgabenbereichen können etwa Rückschlüsse gezogen werden, inwieweit sich tatsächlich das Prinzip des Absolutismus durchsetzen konnte. Wie detailliert Akten über Geschehenes Aufschluss geben können, zeigte sich in der jüngeren Vergangenheit in den Nürnberger Prozessen. Nicht nur zur Rechtsfindung der Alliierten dienten Akten aus der Zeit des Nationalsozialismus, sondern auch für die historische Forschung sind sie von großer Bedeutung. Akten geben Aufschluss über die Tätigkeitsbereiche und die Entscheidungsprozesse einer Behörde. So könnten wir, ohne das Telegramm Heinrich Abekens vom Preußischen Außenministerium über die Unterredung König Wilhelms I. von Preußen mit dem französischen Botschafter in Bad Ems vom 13. Juli 1870 in seinem gesamten Wortlaut zu kennen, auch nicht die propagandistische Leistung Bismarcks ermessen, die er durch die Umformulierung und Veröffentlichung dieses als Emser Depesche berühmt gewordenen behördlichen Schriftstückes erzielte.
(Beatrix Ettelt)
Heinrich Otto Meisner, Urkunden- und Aktenlehre der Neuzeit, 2. Aufl. 1952.
Eckhart G. Franz, Einführung in die Archivkunde, 4. Aufl. 1993.
Friedrich Beck, Eckart Henning, Die archivalischen Quellen. Eine Einführung in ihre Benutzung, 1994.
Matthias Hochedlinger, Aktenkunde. Urkunden- und Aktenlehre der Neuzeit, 2009.
